« Ceux qui pensent que c’est impossible sont priés de ne pas déranger ceux qui essayent. » Céline Coulon
C’est lors des réunions collaboratives et participatives que se réalisent les échanges d’informations, les prises de décision, l’émergence de la créativité et la résolution des tensions. Il est donc nécessaire de déterminer un cadre, afin d’être structuré et de permettre ainsi de capitaliser au maximum sur le temps investi et le contenu produit.
Lors des réunions collaboratives et participatives de Teamway, nous utilisons la méthode du Cercle. C’est une approche non hiérarchique et bienveillante pour communiquer ensemble. Elle nécessite un espace approprié avec une configuration qui met en avant le principe d’équité.
En s’exprimant en cercle, on offre sa parole au groupe pour développer la discussion et la réflexion. On intervient de manière active et non réactive. La prise et la fin de parole sont signifiées. L’utilisation d’outils spécifiques et le respect des protocoles permettent à ces réunions collaboratives de devenir des espaces de convivialité efficaces et productifs.
La mise en place des réunions tient compte des besoins de l’équipe. Selon le domaine d’activité, le type de réunion et le profil des participants, il est nécessaire d’en adapter le contenu, le déroulement et la durée.
Les objectifs et les sujets à traiter lors des réunions collaboratives sont définis d’un commun accord avec les participants en amont de l’intervention. Ces éléments font office de fil rouge et sont reproduits tout au long de l’année avec la possibilité d’un ajustement, si un participant le souhaite et que l’équipe valide sa demande.
Le processus d’encadrement lui est immuable. Le facilitateur en est garant et il veille à sa bonne tenue. Pour la bonne fluidité des réunions collaboratives, il est indispensable que tous les participants soient inspirés par la méthode et adhèrent aux consignes.
